CONDITIONS PARTICULIÈRES DE VENTE

1 - INSCRIPTION ET PAIEMENT
a) Inscription Pour être considérée comme définitive, toute inscription doit être accompagnée du versement d’un acompte de 50% du montant total du voyage accompagné d’un devis rempli et signé par le client et/ou une confirmation par courriel. b) Paiement La facture est adressée au client dans les 15 jours qui suivent l’inscription. • Le solde du montant du voyage devra être réglé, sans relance de notre part, au plus tard 40 jours avant le départ. Tout retard dans le paiement du solde pourra être considéré comme une annulation pour laquelle sera fait application des frais d’annulation. • Pour toute inscription à moins de 40 jours du départ le règlement doit être effectué en une seule fois et pour la totalité du montant du voyage. • Pour toute réservation moins de 5 jours avant le départ des « frais d’urgence » d’un montant de 45 euros seront facturés. • L’élaboration d’un voyage « sur mesure » exige du temps et un volume de travail important ; nous serons donc amenés à facturer la somme de 30 euros par devis au- delà de deux devis qui seront déduits de la facture dès l’inscription définitive au voyage. • L’achat de prestations terrestres n’incluant pas le vol international donnera lieu à une facturation de 30 euros par personne. • Tout règlement intervenant à moins de 15 jours de la date de départ ne pourra être effectué qu’en espèces ou par carte bancaire (Visa, Eurocard ou Mastercard). • Le montant des assurances voyage éventuellement souscrites par le client est dû à compter de l’inscription au voyage et doit être réglé en même temps que l’acompte. • Le supplément chambre individuelle est à régler avec le solde de la facture 40 jours avant le départ.
2 - ANNULATION
Si le client se trouve dans l’obligation d’annuler son voyage, il devra en informer Roots Travel par lettre recommandée avec accusé de réception, le plus vite possible : c’est en effet la date d’accusé de réception de cette lettre qui sera retenue comme date d’annulation pour la facturation des frais d’annulation. Pour tous les voyages (vols, séjours, itinéraires individuels), les frais d’annulation sont calculés de la façon suivante (à l’exception des cas particuliers mentionnés ci-après) : • plus de 40 jours avant le départ : 35% du montant total du voyage. • de 39 jours à 21 jours avant le départ :75 % du montant total du voyage. • moins de 21 jours avant le départ : 100 % du montant total du voyage. • Durant le séjour, aucun remboursement ne pourra être fait pour une annulation.Cas particuliers : • Pour tout billet d’avion émis que ce soit à la demande du client ou en raison de la politique tarifaire de certaines compagnies aériennes, il sera facturé des frais d’annulation égaux à 100% du prix du billet, quelle que soit la date d’annulation. • Dans le cas de vols charters, 100% du prix du voyage sera retenu à la date de confirmation de votre voyage. • Attention aux conditions de vente particulières de Paris, New York et Seychelles. Se reporter aux conditions de ces pays. • La prime d’assurance contractée à l‘inscription n’est en aucun cas remboursable. A certaines dates particulièrement chargées (vacances scolaires, séjours de Noël et Nouvel An) ou dates correspondant à des événements importants ou tout simplement selon les compagnies aériennes et hôtelières, les frais d’annulation seront majorés des frais demandés par les compagnies aériennes et les hôtels.
3 - ASSURANCE
ASSISTANCE, ANNULATION, RAPATRIEMENTRoots Travel recommande vivement de souscrire à une assurance de voyage (rapatriement, annulation, assistance). Le client devra informer avant son départ la société Roots Travel s'il désire souscrire à une assurance par l'intermédiaire de l'agence. Les frais d’annulation vous sont remboursés en partie (attention aux franchises), sur justificatifs, par le contrat d’assurance que vous pouvez souscrire au moment de votre inscription. Vous pourrez par l’intermédiaire de ROOTS TRAVEL contracter une assurance voyage auprès d’Allianz ou de Mutuaide Assistance aux conditions mentionnées dans la présente proposition commerciale (non obligatoire si vous ne souhaitez pas en bénéficier, mais nous vous invitons vivement à vérifier les couvertures précises de vos contrats personnels éventuels).LOCATION DE VOITURE Par la présente le client est informé que pour toute location de voiture, la souscription à une assurance est obligatoire. En cas de retard du prestataire pour la livraison de la voiture, Roots Travel s'engage à demander un dédommagement partiel pour compenser le client sur le prix de la location en fonction du temps de location non utilisé par le client. En aucun cas, Roots Travel ne pourra se porter responsable si le séjour du client est affecté par ce retard sur la prestation vendue par Roots Travel notamment sur la destination Cuba. Notre représentant sur place essaiera dans la mesure du possible d'assister le client dans ces démarches auprès du loueur.
4 - TARIFS
Conformément à la loi, nous pouvons nous trouver dans l’obligation de modifier nos prix et programmes pour tenir compte : • Des variations du coût des transports liés notamment au coût des carburants, des variations et tarifs des taxes d’atterrissage, d’embarquement et de débarquement. • Des variations des taux de change pour le séjour considéré. Le prix pourra être révisé en fonction de l’évolution du cours du Dollar US ou des devises des pays visités.
5 – PRESTATIONS AERIENNES
Le contrat qui lie les transporteurs aériens avec leurs clients est régi par la Convention internationale de Varsovie et est reproduit sur les billets d’avion. Extrait de son article 9 : « le transporteur s’engage à faire de son mieux pour transporter le passager et les bagages avec une diligence raisonnable. Les heures indiquées sur les horaires ne sont pas garanties et ne font pas partie du présent contrat. Le transporteur peut, sans préavis, se substituer d’autres transporteurs, utiliser d’autres avions ; il peut modifier ou supprimer les escales prévues sur le billet en cas de nécessité. Les horaires peuvent être modifiés sans préavis. Le transporteur n’assume aucune responsabilité pour les correspondances. » Nous ne pouvons que nous soumettre nous aussi à cette convention internationale. Si les horaires d’avion sont modifiés par la compagnie nous ne pouvons en être tenus pour responsables. De même qu’en cas de changement d’aéroport de départ ou d’arrivée, les frais en résultant resteraient à votre charge. • Taxes d'aéroport : Le montant de ces taxes qui dépend des pays concernés, est modifiable sans préavis et ne peut en aucun cas faire partie du contrat entre l’agence et le passager. Ce montant qui pourra être modifié entre votre date d’inscription et votre date de départ devra être réglé avant l’envoi ou le retrait à nos bureaux de votre carnet de voyage. • Sur classements aériens : nous pouvons, pour toutes destinations, vous proposer un sur classement en classe “affaires” ou en première classe lorsque celui-ci existe. • Départs de province : dans la plupart des cas, nous pouvons vous procurer un billet de “pré et post acheminement” des principales villes françaises. Les tarifs préférentiels offerts par les transporteurs ne permettent généralement pas des correspondances immédiates et sont soumis à des conditions spécifiques d’utilisation. Attention : en cas de retard, d’annulation de vol, de correspondance manquée, notre responsabilité, pas plus que celle du ou des transporteurs impliqués ne saurait être engagée. • Confirmation des billets d’avion: Il appartient au passager de reconfirmer lui-même son billet de retour et/ou de continuation dans les délais imposés par les compagnies aériennes.EN CAS D'ANNULATION OU RETARD DE VOL PAR LA COMPAGNIE : Le client accepte de faire toute réclamation en cas d'annulation du vol, de remplacement de vol -y compris dans la situation ou la durée du séjour est affectée-, directement avec la compagnie aérienne. Roots Travel s'engage à assister le client dans la mesure du possible dans ces démarches auprès de la compagnie aérienne. Le client est informé que la société Roots Travel ne pourra pas indemniser le client en lieu et place de la compagnie aérienne. Nous alertons nos clients sur la possibilité d'annulation de vols, notamment sur des vols intérieurs sur les destinations Cap Vert et Seychelles.
6 - PRESTATIONS TERRESTRES
Les prestations non utilisées sur place (transfert, excursions, logement,) ne donneront lieu à aucun remboursement. Les prestations volontairement modifiées sur place sont soumises aux conditions de nos correspondants : les prestations supplémentaires ou de remplacement engendrant un surcoût devront être réglées directement à nos correspondants locaux et ne pourront en aucun cas engager la responsabilité de Roots Travel. Elles ne donneront lieu à aucun remboursement.CHAMBRE D'HOTES, APPARTEMENT ET PETITE HOTELERIERoots Travel ne garantit pas une adresse particulière mais un type d'hébergement. Le client est notifié que sur les chambre d'hôtes et les petites structures hôtelières, l'adresse de l'hébergement peut changer pour une prestation équivalente ou supérieure.
7 - RESPONSABILITES
Conformément à l’article 23 de la loi n° 92-645 du 13 juillet 1992, Roots Travel ne pourra être tenue pour responsable des conséquences des événements suivants : • Perte ou vol des billets d’avion. • Défaut de présentation ou présentation de documents d’identité et sanitaires périmés ou d’une durée de validité insuffisante. En cas de défaut d’enregistrement il sera retenu 100% du montant total du voyage. • Incidents ou évènements imprévisibles et insurmontables d’un tiers étranger intervenant pendant le voyage : guerres, troubles politiques, grèves et incidents techniques extérieurs à Roots Travel, encombrement de l’espace aérien, intempéries, retards, pannes, pertes ou vol de bagages. Le ou les retards subis ayant pour origine les cas visés, ci-dessus ainsi que les modifications d’itinéraire qui en découleraient ne pourront entraîner aucune indemnisation à quelque titre que ce soit. Les frais additionnels liés à une perturbation (taxe, hôtel…) resteront à la charge du client. • Annulation imposée par des circonstances ayant un caractère de force majeure ou pour des raisons liées à la sécurité des clients ou sur injonction d’une autorité administrative.
8 – FORMALITES ADMINISTRATIVES ET SANITAIRES
Roots Travel délivre ces informations pour tous les ressortissants français. Les personnes de nationalité étrangère doivent s’informer des formalités administratives et sanitaires auprès des ambassades ou consulats compétents. Il appartient au client de vérifier que ses documents sont en conformité avec les informations fournies par Roots Travel. Il est vivement recommandé de vérifier toutes les informations auprès des autorités concernées. Roots Travel ne pourra en aucun cas être tenue pour responsable de conséquences de l’inobservation par le client des règlements policiers douaniers ou sanitaires.Les Mineurs : Les autorités françaises ont décidé de rétablir l'autorisation de sortie du territoire pour les mineurs. Cette nouvelle mesure, concernera tout mineur français ou étranger résidant en France, voyageant hors du territoire national, non accompagné par une personne exerçant l'autorité parentale. A compter de cette date, les mineurs quittant le territoire français devront présenter : une pièce d'identité (carte d'identité ou passeport selon les exigences du pays de destination), le formulaire d'autorisation de sortie de territoire signé par l'un des parents titulaire de l'autorité parentale et la photocopie du titre d'identité valide ou périmé depuis moins de 5 ans du parent ou représentant légal signataire. Pour plus d'informations, nous vous invitons à consulter le site officiel "Service - Public.fr".
9 – MODIFICATIONS ET ANNULATIONS PENDANT LE VOYAGE
a) Location de voiture Pour toute modification ou annulation de la location du véhicule avant ou pendant la prise en charge, merci de se reporter aux conditions générales et particulières de vente. Roots Travel devra appliquer les pénalités liées aux conditions de vente.b) Annulation ou modification pendant le séjour Dès l’arrivée du client et durant votre séjour, les prestations ne seront pas remboursées. Durant le séjour, aucun remboursement ne pourra être fait pour une annulation. Les frais occasionnés en cas de modifications seront à la charge du voyageur/clientc) Prestation refusée Dans le cas où la prestation est refusée par le client, l'équipe de Roots Travel doit être avertie au début de la location afin qu'une solution satisfaisante de remplacement soit proposée. d) Changement pour catégorie supérieure et surcoût En cas de surcoût pour une prestation de catégorie supérieure demandée par le client, la prestation devra être soldée avant le début de la location a Roots Travel SARL.e) En cas de force majeure Dans le cas où un voyage doive être modifié ou retardé à cause de catastrophes naturelles ou de circonstances hors du contrôle de Roots Travel (Ex : troubles politiques, climat, ouragans, changement de vols, etc.) le coût supplémentaire occasionné sera à la charge des clients /voyageurs. Roots Travel se réserve le droit de modifier le circuit ou les activités (type d’activité, horaire, etc.) pour la sécurité et le confort de ses clients/voyageur. Roots Travel recommande à ses clients de se doter d'une assurance rapatriement/annulation afin de se protéger en cas de force majeure pouvant affecter le séjour.